Es habitual que las reuniones de trabajo se vuelvan aburridas, poco productivas y sean una pérdida de tiempo, dónde nunca se pueda llegar al objetivo. ¿Cómo podemos mejorar nuestras reuniones? Hacerlas más efectivas, más productivas y que sean una herramienta de mejora continua, es una tarea que todos podemos lograr.
- Organización:
Es necesario armar la reunión de manera tal que la planificación nos ayude a organizarnos y de esta manera poder cumplir con los objetivos a los que queremos arribar con la misma.
Enumerar los temas que se trataran con una breve descripción y los tiempos asignados a cada uno de ellos.
Designar a una persona que se encargue de armar la minuta de la reunión y a otra que se encargue de controlar los tiempos asignados a cada tema a tratar.
- Desarrollo:
Realizar un breve check in con los participantes de la reunión, con un tiempo asignado para cada uno.
Dejar bien claro cuáles son los objetivos de la reunión y brevemente comentar la agenda.
Si se realizan, proponen o asignan nuevas tareas durante la reunión se debe dejar en claro quién lo solicita, quién va a realizarlas, cómo es la tarea y cuándo debe estar lista, para que toda la información sea concreta y no generen errores o mal entendidos.
- Final:
Revisar la minuta de la reunión en voz alta para evitar errores sobre declaraciones y compromisos que tomen los participantes.
Realizar un check out para conocer cuál es el impacto de cada uno frente a
Muchas veces el tiempo nos juega en contra, pero organizar y planificar una reunión de trabajo, nos brinda mejores resultados.
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